« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » Théophraste.
Le système éducatif français, de même que les méthodes de recrutement par concours sont avant tout axés sur l’acquisition de savoir et de connaissance. La limite de ce système se traduit généralement dans la mise en application sur le terrain et l’arrivée aux postes opérationnels des individus. Ainsi, les collectivités, tout comme les organismes privés, sont dotées d’individus brillants, motivés, avec une bonne culture générale et professionnelle, mais malheureusement à qui personne n’a réellement expliqué comment utiliser au mieux leurs capacités. La productivité est la base de l’efficacité au travail dans le sens où elle permet aux mêmes individus, dotés des mêmes compétences et connaissances, de réaliser plus rapidement les tâches et les missions qui leur incombent.
Soyons honnêtes, à quoi serviront 95 % des connaissances acquises lors des passages de concours administratifs par les agents territoriaux. Globalement à rien, d’autant plus que ces informations sont consultables en dix secondes sur Internet. Ne serait-il pas plus utile d’apprendre à ces mêmes agents comment gérer leur temps, la complexité des procédures, leur propre motivation… c’est-à-dire comment bien travailler. Les mauvaises pratiques individuelles et collectives pullulent, et sont souvent proportionnelles à la taille des structures. Au nombre des mauvaises pratiques, nous pouvons identifier : la culture de la réunionite, l’abus de mails, le multitasking…
Ne plus devenir des esclaves de la technologie et des mauvaises habitudes de travail revêt un enjeu majeur, et se trouve souvent au cœur des principales critiques à destination des fonctionnaires. Car non, travailler pour l’intérêt général ne doit pas dispenser d’être efficace. La technologie doit être à notre service. Or, l’histoire a démontré que les cadres et les professions intellectuelles n’avaient jamais été aussi peu productifs que depuis que la technologie et notamment l’informatique se sont démocratisées. Comment des outils censés simplifier nos vies en viennent-ils finalement à affecter de manière négative notre productivité ? Par l’usage qu’on en fait, les ordinateurs devraient nous permettre de mieux communiquer, c’est finalement l’inverse qui se produit. On communique trop, mal, et de manière inconsidérée. Le nombre de mails inutiles, en copies cachées pour un oui ou un non… ne font que distraire les agents. Pourquoi envoyer des mails en copie cachée, ou pour information, dès lors qu’on n’a aucun pouvoir sur le dossier ou l’information ? Cela n’a réellement aucun intérêt si ce n’est pour l’émetteur de chercher à se dédouaner de sa responsabilité ou chercher à se faire mousser. Il en va de la responsabilité de chacun de reprendre le contrôle sur la machine.
La complexité des chaînes hiérarchiques des collectivités ne fait que renforcer le nombre de personnes touchées par ces mauvaises pratiques. Car les « mails parapluies » qui consistent à mettre l’ensemble de la chaîne hiérarchique en copie afin de démontrer que nous avons fait notre travail, ou rejeter la faute sur d’autres, se comptent en nombre dans les collectivités. Cela est largement amplifié par des méthodes de management basées sur la peur et le contrôle de l’information, par la complexité des dossiers nécessitant des collaborations interservices et des guerres de chefs toujours plus prégnantes.
Il en va de même pour les fameuses réunions qui font partie intégrante des habitudes de fonctionnement des collectivités, et dont il faudrait certainement à la fois redéfinir l’usage et les objectifs.
Le micromanagement et le critère du présentiel pour juger de la performance des agents ne sont pas en reste. Car n’ayons pas peur de dire qu’un agent qui reste systématiquement après ses heures n’est peut-être pas plus impliqué, mais peut-être simplement improductif, ou mal managé. Ne faudrait-il pas y préférer des paresseux dotés de déontologie ? Car ces derniers cherchent à optimiser leur travail, leur temps et donc à être plus productifs tout en assurant leurs missions. Culturellement, un responsable de service doit faire davantage d’heures pour donner l’exemple et démontrer qu’il s’investit. Mais quiconque, même le plus grand des incompétents, est en mesure de rester au bureau pour faire acte de présence. Ceci n’est ni une preuve d’engagement ni une preuve de compétence et encore moins une preuve d’efficacité.
La recherche de la productivité doit donc être au cœur des organismes publics. Pour ne pas simplement disposer d’agents intelligents et dévoués, mais en faire des agents efficaces.
De nombreuses solutions sont actuellement disponibles afin de remédier à ces mauvaises pratiques. Ainsi, les réunions et les échanges peuvent être redéfinis et mieux codifiés afin de les rendre plus efficaces et moins consommateurs de temps.
D’un point de vue individuel, les agents doivent apprendre à mieux gérer leur temps en priorisant leurs actions, en évitant le multitasking et en utilisant le regroupement des tâches.
Le ciment de la mise en place de ces bonnes pratiques réside dans la volonté de chercher individuellement et collectivement à faire mieux, afin de maximiser les moteurs de satisfaction internes.
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